CONTABILIDAD BSICA PARA NO ESPECIALISTAS: Un manual prctico y sencillo para aprender los conceptos f

Entre los muchos retos que conlleva el tener una empresa, llevar la contabilidad de la misma puede ser uno de los más importantes. Las empresas de gran tamaño normalmente emplean a equipos de especialistas para realizar esta actividad, pero los dueños de pequeñas empresas deben tener al menos conocimientos básicos del tema para garantizar el buen funcionamiento de su negocio. Si usted tiene una pequeña empresa, o si tiene en sus planes el iniciar un nuevo emprendimiento, esta guía le será de gran utilidad.

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Para evaluar la situación financiera de un negocio no basta con observar el saldo de su cuenta bancaria y asegurarse de que sea positivo. La realidad es que el panorama económico de una empresa incluye una enorme cantidad de factores y, para evaluarlos, se requiere de la imagen que nos brinda la contabilidad. Deberá considerar muchos factores, como las cuentas por cobrar, las deudas, los gastos operativos y el flujo de caja, entre muchos otros. Solo mediante registros contables realmente fidedignos podrá entender correctamente su situación y, por lo tanto, diseñar estrategias efectivas.

La operación de una empresa involucra tomar muchas decisiones financieras. Deberá decidir, por ejemplo, cuánto reinvertir y en qué hacerlo, el salario óptimo para sus empleados y el precio al que deberá ofrecer sus productos y/o servicios, entre muchas otras cosas. Todas estas decisiones dependen directamente de su situación financiera y, como ya mencionamos en el punto anterior, la única manera de entenderla con certeza es mediante una contabilidad efectiva.

Antes de explicarle los pasos básicos para llevar la contabilidad de una empresa en Estados Unidos es necesario que entienda algunos términos esenciales en esta materia. Algunos de ellos son términos que se usan coloquialmente, por lo que probablemente ya tenga una idea de qué significan; sin embargo, en el mundo de la contabilidad estas palabras tienen definiciones muy específicas que debe tener en mente.

Una contabilidad confiable se obtiene manteniendo un registro fidedigno de todas las operaciones de su empresa. Para esto, es necesario que archive y actualice diversos documentos que servirán de base para hacer todos los cálculos correspondientes. A continuación, le presentamos los elementos básicos que deberá recopilar y mantener:

Ahora que conoce los elementos y conceptos básicos de la contabilidad, podrá ponerlos en práctica para mantener un registro correcto de las finanzas de su empresa. Antiguamente, los registros contables de las empresas se llevaban en papel y las cuentas se hacían a mano, pero afortunadamente, ahora existen los programas informáticos de contabilidad que harán su trabajo más sencillo. Siga los pasos que detallamos a continuación para llevar la contabilidad de su negocio de forma sencilla y efectiva:

El software le ayudará a simplificar las cuentas necesarias para llevar la contabilidad de su empresa. Sin embargo, es necesario que guarde todos los comprobantes que tenga de los registros hechos en el programa para poder demostrar que los datos son correctos en caso de una auditoría.

No debe olvidar que los bienes que posee su negocio en la actualidad son parte de la contabilidad de la empresa. Mantenga un registro fidedigno de los inmuebles, el equipo, las materias primas, el inventario y de todas las posesiones que tenga su empresa para asegurar que su contabilidad se mantenga sana.

Como ya mencionamos anteriormente, una de las principales funciones de la contabilidad es conocer la cantidad de dinero que debemos pagar al gobierno por concepto de impuestos. Debido a que los impuestos varían enormemente dependiendo de su localidad, el giro del negocio, su estructura comercial y las exenciones tributarias a las que pueda estar sujeto (entre otros factores), le recomendamos que se mantenga al tanto de las leyes locales que rigen sus impuestos para evitar problemas legales en este aspecto.

Existen una enorme cantidad de buenas prácticas para llevar su contabilidad de forma correcta y optimizar los beneficios que puede traerle. En SABEResPODER hemos identificado tres de ellas que creemos le serán de suma utilidad:

Uno de los errores más comunes que cometen los propietarios de empresas pequeñas es el mezclar sus finanzas personales con las de su negocio. El combinar estos dos conceptos hará que su contabilidad sea más complicada y, en algunos casos, puede ser incluso ilegal. Evítese dolores de cabeza y mantenga cuentas completamente separadas entre su persona y su negocio.

Como mencionamos anteriormente, la contabilidad llevada en libros físicos de papel es cosa del pasado. Hoy en día, la mayoría de las empresas de todos los tamaños utilizan servicios informáticos para llevar a cabo esta actividad. Existe una gran variedad de opciones de pago, pero para los presupuestos limitados, también existen opciones de muy bajo costo o gratuitas.

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Dentro de la contabilidad se aplican métodos estadísticos para señalar proyecciones y estimar ciertos cálculos. Asimismo, permite cuantificar ciertos valores o reacciones en la empresa ante las decisiones tomadas.

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